Un CRM se choisit moins sur sa liste de fonctions que sur une question : l'utiliserez-vous encore dans trois mois ? Quand c'est le dirigeant qui vend, il n'a pas de temps à perdre en saisie, et un outil qu'on n'ouvre plus ne sert à rien, même s'il sait tout faire.
Ce guide donne les critères qui comptent pour une petite entreprise, la façon de calculer le vrai budget, les pièges à éviter et un plan pour profiter de l'essai. Ce que LeCRM.fr propose aux TPE est résumé sur la page CRM pour TPE.
Avez-vous vraiment besoin d'un CRM ?
Pas forcément tout de suite. Un tableur suffit tant que vous avez peu de clients, que vous êtes seul à vendre et que vos relances tiennent dans votre tête. Les signes qu'il est temps de changer :
- des devis envoyés, puis oubliés : personne ne les a relancés ;
- vous cherchez dans vos e-mails ce que vous avez dit à un client ;
- vous ne savez pas, sans faire de calcul, ce que vous allez signer ce mois-ci ;
- une deuxième personne vend, ou va vendre, avec vous ;
- votre tableur existe en plusieurs versions, et aucune n'est tout à fait à jour.
Si vos clients sont aujourd'hui dans un fichier Excel, le guide passer de son fichier client Excel à un CRM détaille la bascule, colonne par colonne.
Quels critères comptent pour une TPE ?
Sept questions aident à départager les outils. Posez-les à chaque éditeur, et vérifiez les réponses pendant l'essai.
1. Comment vos données y entrent-elles ?
Un CRM vide ne sert à rien. Demandez comment vos clients y arrivent : import d'un fichier, connexion à votre logiciel de facturation, ou saisie à la main. Chaque voie a son coût. Un import se prépare et se nettoie ; une connexion évite la ressaisie, mais seulement avec les logiciels pris en charge ; la saisie prend du temps, que vous n'avez pas.
2. Que voyez-vous en ouvrant l'outil le matin ?
Le bon CRM vous dit quoi faire aujourd'hui : les rendez-vous, les tâches, les relances en retard. Pendant l'essai, regardez l'écran d'accueil. S'il vous montre des graphiques mais pas qui rappeler, vous ferez le tri vous-même chaque matin.
3. Vos e-mails et votre agenda s'y rangent-ils seuls ?
Si chaque échange doit être copié à la main, il ne le sera pas. Vérifiez que votre messagerie se connecte, que les e-mails avec un client se rangent sur sa fiche et que vos rendez-vous apparaissent dans le CRM sans double saisie.
4. Combien paierez-vous vraiment ?
Le prix affiché ne correspond pas toujours à votre situation. La section suivante explique comment le ramener à votre équipe et à votre rythme de paiement.
5. Qu'est-ce qui est inclus, et qu'est-ce qui est en option ?
Listez ce dont vous avez besoin dès le départ : fiches clients, suivi des affaires, tâches, tableau de bord. Puis vérifiez dans quelle formule c'est compris. Une fonction indispensable rangée dans la formule du dessus change tout le calcul.
6. L'outil ressemble-t-il à votre façon de vendre ?
Une vente courte, avec un devis et une relance, ne se suit pas comme un projet de six mois. Le pipeline doit se régler en quelques clics, avec vos étapes et vos mots. Un outil trop complet pour vous se paie en temps de prise en main.
7. Que récupérez-vous si vous partez ?
Demandez ce que vous récupérez à la fin du contrat, sous quelle forme et dans quel délai. Un CRM garde l'histoire de vos clients : vous devez pouvoir l'emporter.
| Critère | La question à poser | Chez LeCRM.fr |
|---|---|---|
| Entrée des données | Comment mes clients y arrivent-ils, et qui fait la saisie ? | Clients, produits et factures importés de Pennylane à l'inscription ; prospects créés par une recherche par nom, SIREN ou SIRET qui remplit la fiche. Aucun import de fichier. |
| L'écran du matin | Me dit-il qui rappeler aujourd'hui ? | « Ma journée » : rendez-vous du jour, tâches et affaires à relancer. |
| E-mails et agenda | Mes échanges se rangent-ils seuls sur la fiche ? | Gmail, Outlook ou toute messagerie IMAP ; agenda Google ou Microsoft. |
| Prix | Combien pour mon équipe, au même rythme de paiement ? | Un prix par utilisateur et par mois, le même pour chacun ; paiement annuel, ou mensuel sans engagement. |
| Inclus ou en option | Ce dont j'ai besoin est-il dans la formule que je vise ? | 10 fonctions du socle dans toutes les formules ; 7 modules en plus du socle, selon la formule. |
| Façon de vendre | Le pipeline se règle-t-il sur mes étapes ? | Un pipeline en quatre étapes dès l'inscription ; d'autres à partir de modèles, comme la « Vente courte » en trois étapes, ou vierges. |
| Équipe | Puis-je limiter ce que voit un nouveau venu ? | 4 rôles : administrateur, directeur commercial, commercial et agent SAV. |
| Départ | Que récupérer si j'arrête ? | Sur demande faite dans les 30 jours suivant la fin du contrat : données restituées dans un format standard, lisible par une machine. |
Quel budget prévoir pour un CRM de TPE ?
Le bon budget est celui de votre équipe réelle, pas celui de la page d'accueil de l'éditeur. Pour comparer deux offres, ramenez-les à la même situation :
- Le nombre d'utilisateurs. Si le prix est par utilisateur, multipliez-le par le nombre de personnes qui s'en serviront, vous compris.
- Le rythme de paiement. Un prix mensuel « payé à l'année » n'est pas un prix mensuel. Comparez l'annuel avec l'annuel, le mensuel avec le mensuel, et notez la durée d'engagement.
- La formule qu'il vous faut. Le prix de l'entrée de gamme ne compte pas si la fonction dont vous avez besoin est dans la formule au-dessus.
- Les options. Modules, utilisateurs supplémentaires, accompagnement au démarrage : additionnez ce que vous prendrez vraiment.
Un exemple, avec LeCRM.fr : un prix par utilisateur et par mois, hors taxes. En paiement annuel :
- Essentiel : 29 € HT / mois par utilisateur, en annuel.
- Pro : 49 € HT / mois par utilisateur, en annuel.
- Intégrale : 89 € HT / mois par utilisateur, en annuel.
Un collègue invité n'est compté qu'une fois son compte activé. Le détail de chaque formule : voir les tarifs.
Quels pièges éviter ?
- Le prix d'appel. Un prix « à partir de », calculé pour un seul utilisateur, payé à l'année, dans la formule la plus simple. Refaites le calcul pour votre équipe.
- La fonction indispensable dans la formule du dessus. Vérifiez où se trouve chacune des fonctions de votre liste.
- La saisie de départ sous-estimée. Un CRM qu'il faut remplir à la main avant de s'en servir risque d'être abandonné avant d'être rempli.
- L'outil trop complet. Des dizaines d'écrans que vous n'ouvrirez jamais, et une prise en main qui décourage.
- Les deux outils en parallèle. Garder le tableur « au cas où », c'est vite n'avoir plus aucun des deux à jour.
- L'engagement avant l'essai. Ne signez pas pour un an un outil que vous n'avez pas utilisé avec vos vraies affaires.
Comment bien tester un CRM pendant l'essai ?
Un essai ne sert que si vous y mettez vos vraies affaires. Un plan simple, à suivre en une semaine :
- Mettez-y vos vrais clients : par la connexion à votre facturation, par un import ou à la main pour les plus actifs.
- Recréez vos affaires en cours, avec leur montant et leur prochaine relance.
- Connectez votre messagerie et votre agenda, puis vérifiez qu'un e-mail envoyé à un client apparaît sur sa fiche.
- Travaillez une vraie journée avec : ouvrez l'outil le matin et suivez ce qu'il vous propose.
- Faites le compte : combien de relances vous a-t-il rappelées ? Combien de temps la saisie vous a-t-elle pris ?
- Refaites le calcul du prix pour votre équipe, et regardez ce qui se passe à la fin de l'essai.
L'essai de LeCRM.fr dure 7 jours, avec tous les modules et sans carte bancaire. Pour l'instant, il demande de connecter Pennylane : vos clients, vos produits et vos factures sont donc là dès le premier jour, et vos prospects s'ajoutent par une recherche par nom ou SIREN.